Sin distinción de clase de trabajo, todos tenemos el mismo objetivo: realizar lo máximo posible en el tiempo asignado, ya sea por el patrono o como contratista independiente. En ventas es crucial la organización, una persona en control de sus responsabilidades y con las herramientas a su alcance, de seguro será mas eficiente y al final obtendrá resultados positivos, ganancias. Un vendedor que tenga su agenda llena de principio a fin no significa que está en control y aprovechando al máximo todo el tiempo disponible para lograr ventas, significa que tiene una agenda llena de información. Para lograr la eficiencia hay que evaluar varios aspectos: organización de documentos, organización de contactos, la tecnología y el teléfono.
¿Cuántas veces has tenido una reunión en la oficina y lo primero que mencionas es “perdonen el reguero”? Si te suena familiar definitivamente este será tu primer punto a evaluar. Algunos expertos afirman que el promedio por persona es de 150 horas empleadas al año buscando en los desordenados escritorios y archivos la información perdida o traspapelada. Organizar los papeles te apoyará a establece un sistema para procesar, almacenar y encontrar esa información importante. Para comenzar a organizarte primero debes crear 5 clasificaciones que serán de gran provecho, por ejemplo: documentos del día, para archivar, para distribuir, para leer y facturas.
Otro tema que siempre es motivo de evaluación es la organización de los contactos. Sabemos que cuando asistimos a diversos eventos donde conectamos con otras personas es usual regresar con muchas tarjetas de presentación y contactos en general, pero luego no sabemos quienes eran y como clasificarlos. Una excelente recomendación es anotar detrás de la tarjeta toda la información posible que te ayude a recordar quien era y hasta los temas que tocaron en esa ocasión. Para guardarlas se pueden poner por nombre de empresa y por industrias, esto hará que si la memoria te falla por una de las formas, de igual manera puedas llegar efectivamente al contacto que buscas. Hoy día también existen muchos programas que ayudan a digitalizar las famosas “business cards” y escribir el detalle de la persona que te dio su información.
La tecnología juega un importante papel en el vendedor de hoy, el usarla sabiamente puede catapultar la productividad y su aumento de ventas. Hay tantas tecnologías diseñadas para apoyarnos a ahorrar tiempo que te puede llegar a abrumar la información. Objetos que no deben faltar son una Computadora que sea adecuada para el tipo de trabajo que realizas, también las memorias USB que vienen de todo tipo de tamaños y capacidad para llevar contigo toda la información que necesites y tener conexión al Internet de alta velocidad. Otra nueva modalidad en tecnología lo son las videoconferencias que te permiten comunicarte con los clientes y los compañeros de trabajo desde cualquier parte del mundo sin abandonar tu oficina. No podemos olvidar la gran ventaja de los correos electrónicos, pero pendiente, clasifícalos de la manera correcta (esto en la bandeja de entrada) para que no pierdas tiempo leyendo mucha información que realmente no aporta a tu diario laboral.
Antes cuando queríamos conseguir a alguien teníamos muy pocas formas de dar con la persona en el momento y era llamando o a la casa o a la oficina. Hoy día nadie se escapa de los teléfonos móviles o celulares. Vivimos conectados todo el tiempo en conversaciones que al analizarlas no son productivas y a lo único que aportan es a la distracción que como consecuencia trae el cometer errores y perder tiempo. Por un día has un ejercicio de anotar todas las llamadas que respondes y el tiempo que le dedicas, te sorprenderán los resultados. ¿Qué hacer? Procura mantener bien identificadas las llamada entrantes y determina si entiendes es pertinente contestar la misma. De contestarle y ver que está tomando más tiempo de lo pensado, dile que en el momento no dispones de mucho tiempo para hablar y comprométete a devolver la llamada a cierta hora establecida. Que no te de vergüenza, la honestidad con mucho tacto y cariño le funciona a todos.
Sigue estos consejos y llena tu agenda en confianza, con la tranquilidad de saber que como lo tienes todo organizado cualquier cosa que sea urgente para otros, para ti será importante pero no un factor que altere tu día.
La autora es presidenta de Real Business Personnel, Temporary Services y Real Business Professional, Permanent Placemente & Business Coaching, además autora del libro “Buscando Empleo, Antes|Durante|Después”, Tel. 787-999-5000 o www.trabajoenrb.com